Trước sự kiện:

Tạo vé điện tử và gởi email

• Tạo vé điện từ trên danh sách khách mời trên file excel, có QR code.
• Kiểm tra tuần tự từng vé đảm bảo đúng QR, đúng người.
• Gửi email vé điện tử cho khách. Thiệp mời được gửi đến địa chỉ email đã thu thập trước đó cho từng khách mời. Ban tổ chức cần đảm bảo dữ liệu nhập vào file quản lý tại phần mềm check in chính xác bởi điều này ảnh hưởng đến việc thư mời gửi đến đúng người, đúng thông tin.

In vé gửi khách

• Thiết kế và đem gửi in vé mời. Thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và truyền tải chủ đề sự kiện một cách trang trọng trong đó có đính kèm cụ thể thông tin khách mời và mã Qr code tương ứng.
• Kiểm tra tuần tự từng vé đã in đảm bảo đúng QR Code, đúng vé.
• Gửi vé mời qua thư.

Trong sự kiện:

Ban tổ chức cần bố trí bàn check in tại khu vực ra vào hoặc cổng check in với một điện thoại quét và 1 nhân viên hướng dẫn (hoặc có thể chia thành nhiều line check in, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời).

Khi khách mời đến, chỉ cần đưa mã vạch QR code được đính kèm trong email , nhân viên sẽ quét mã QR. Lúc này, thông tin khách mời đã được nhập vào file quản lý trước đó sẽ hiển thị tại máy tính và màn hình hiển thị. Nhân viên lễ tân đánh dấu khách mời bằng thẻ đeo, vòng tay, con dấu, sticker… và hướng dẫn khách mời vào khu vực diễn ra sự kiện.

Với các sự kiện công cộng, Khách mời tự check-in bằng cách đưa vé điện tử ra trước camera check-in. Ban tổ chức sẽ bố trí điện thoại để quét tại mỗi line check-in và màn hình tivi để hiển thị kết quả check-in. Màn hình tivi sẽ hiển thị kết quả check-in và thông tin khách mời có thể hiển thị mã số check in để khách dùng quay số trúng thưởng.

Quét mã check-in:

Quản lý danh sách khách hàng đã check-in tại sự kiện

Danh sách Khách mới đã check-in theo sơ đồ vị trí

Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:

• Training kỹ năng check in cho nhân viên.
• Bố trí bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.
• Trang trí cổng check in chuyên nghiệp, gọn gàng. Ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực check in lưu niệm/ backdrop sự kiện.
• Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.

Sau sự kiện:

Ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra, làm báo cáo về số lượng khách mời tham gia, phân loại nhóm khách mời và đưa ra những đánh giá trực quan về hiệu quả của sự kiện thông qua dữ liệu được ghi nhận trong suốt quá trình check in của phần mềm.

Lúc này, ban tổ chức có thể dễ dàng thực hiện thêm bước gửi email tri ân, lời cảm ơn đến đúng khách mời đã tham dự chương trình. Ngoài ra còn là các chương trình quảng bá, xây dựng mối quan hệ về sau này.

Các chức năng hỗ trợ sự kiện

Lấy ý kiến bình chọn

• Hiển thị nội dung lấy ý kiến.
• Khách mở app đọc nội dung và chọn đồng ý/không đồng ý/ý kiến khác.

Bầu cử

• Hiển thị danh sách ứng cử: tên, tuổi, hình ảnh, chức vụ
• Khách mời mở app tham gia bầu cử chọn người trong danh sách.

Quay số trúng thưởng

Gửi email tới khách tham gia

Cho phép gửi email tới khách tham gia:

• Gửi vé
• Gửi lời cảm ơn tham dự.
• Gửi lời mời tham qua sự kiện mới.
• Các thông báo quan trọng khác.